е-Документооборот

Реализира деловодна регистрация по различни деловодни технологии на хартиени документи, електронни документи, електронно подписани документи, сканирани документи, и чрез функционалност за вътрешно сканиране и електронно подписване при сканиране.

Предоставя възможност за работа в една база данни на  всички деловодства/регистратури на дадена организация, независимо от месторазположението им със строго регламентиран достъп до документите, делата и преписките на всяка от регистратурите. Реализирана е функционалност за дефиниране на официален документен регистър, който да се използва от всички деловодства. Има възможност за настройка определен вид документ, който е създаден в една регистратура да бъде регистриран, като официален документ в друга регистратура

Реализирани са изискванията чл. 6 от Наредба за минималните изисквания за мрежова и информационна сигурност за маркиране и класификация на информацията.

Разполага със средства за съдържателно описание на документи – по теми, лица, факти, връзки между тях.

На работния плот на потребители с роля деловодител има секция „Документи за деловодството“, в която документите са разпределени в следните списъци за регистриране на входящи документи, получени:  чрез електронна поща;  чрез Системата за електронен обмен на съобщения (СЕОС), Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ),       от друга регистратура, дефинирана в системата, готови за деловодна регистрация на работни(проекти) документи, които  са подписани, регистрирани входящи документи, които все още не са насочени.

Могат автоматично да се отпечатват  пощенски пликове и обратни разписки с данни за кореспонденти на документи.

Генерират се описи за предаване на документи, протоколи за унищожаване  на документи.

Има възможност за автоматична регистрация на документи от външни приложения посредством уеб-сървис.

Може да се интегрира с активна директория, с мейл сървър.

Разработени се комуникационни модули за интеграция със:

• Системата за електронен обмен на съобщения(СЕОС), осигуряващ възможност за двупосочен обмен на електронни документи между АИС „е-Документооборот“ на „Индекс-България“ и други системи за управление на документооборота, работещи в държавната администрация.

Системата за сигурно електронно връчване (ССЕВ).

В системата е реализирана функционалност за поддържане на схема за съхранение на документи (номенклатурен списък на делата), въз основа на която се създават номенклатурните дела през текущата година. Има механизъм за определяне на валидната схема за отделните години.

Реализирани са групови функции за присъединяване/местене/изваждане от дела/преписки, възможност за работа с томове.

Има възможност за генериране на опис на том на дело/преписка, протоколи за предаване в учрежденски или държавен архив.

Системата предоставя персонализиран Работен плот на потребителя, съдържащ секции – „Документи“ и „Неизпълнени задачи“ за всички потребители. В секцията „Неизпълнени задачи“, задачите са разпределени в следните списъци:

• всички задачи, които потребителят трябва да изпълни;
• всички неизпълнени задачи, на които е възложител;
• всички неизпълнени задачи, на които е контролиращ;
• задачите с изтичащ срок, според заложена в системата настройка;
• задачите с изтекъл срок.
• В секцията „Документи“, документите са разпределени в следните списъци:
• за резолюция;
• за съгласуване;
• за подпис;
• даден достъп (за запознаване);
• работни документи, които не са регистрирани, като официални.

За всяка секция и списък в работния плот се визуализира брой необработени документи или задачи. Този брой се обновява динамично и потребителят има актуална информация за обема на работата, която трябва да изпълни. 

Разширен е обхвата на нотификациите, които получават потребителите при различни събития. Предоставя се и възможност персонално (за всеки потребител) да определя какви нотификации иска да получава, в това число и на външен мейл.

Осигурява средства за контрол на изпълнение на задачи и разпореждания.

В системата е реализирана функционалност за дефиниране и автоматично регистриране на периодични задачи.

В системата е реализирана функционалност за дефиниране на процедури, техните етапи и съответните задачи към етап, като се допускат и условни етапи. Тази функционалност позволява автоматизиране на поставянето на задачи в организацията и процедурите по съгласуване и подписване на документи.

В системата са реализирани универсални справки – по произволни комбинации от атрибути на обектите и събитията в системата, при които потребителят сам чрез графичен дизайн избира какви данни да излизат в резултата и на какви условия да отговарят търсените обекти. 

За реализиране на статистически справки, чрез дефиниране на статистически таблици, потребителят сам избира по кои характеристики да се агрегира желаната информация, определя кои от тях да са в горна и кои в лява антетка, както и на какви условия да отговарят търсените обекти. Статистическите таблици могат да са (без ограничение на нивата на йерархия) със сложни антетки – на много нива.

Осигурява се динамичен контрол на достъпа за всеки потребител до дейностите на системата и до съхраняваните документи и данни;

Поддържа се системен журнал с данни за извършени от всеки потребител действия със системата, за обекти и на ниво поле. Има възможности за справки в журнала;

В системата е реализиран механизъм за даване на достъп до документ на ниво звено от административната структура, с изпращане на нотификации до служителите.

Предоставя се възможност за изрично отнемане на достъпа на служител до преписки и документи и за последваща отмяна на изричното отнемане на достъпа.

Предоставя се възможност за ограничаване на правото на потребител -за регистриране и актуализиране на определени типове и видове документи, както и на определени видове задачи, на начините, по които може да изпраща документи, да вижда лични данни и др.

Управление на достъпа на ниво файл при нивата на класификация TLS-AMBER , TLS – RED.

Настройване на системата според изискванията на потребителите по повече от 50 различни параметри, осигуряващи вариантности в работата на системата и поддържане на системните класификации;